Pernah resign dari pekerjaan dan bingung sepertiapa metode meminta paklaring ke HRD? Surat keterangan kerja ini krusial untuk membuktikan pengalaman profesionalmu, terutama saat melamar pekerjaan baru maupun mengurus keperluan pengelolaan tertentu.
Kabar baiknya, Anda bisa mengajukan permintaan paklaring secara langsung maupun melalui email. Supaya prosesnya lebih mudah, simak klarifikasi tentang syarat, metode meminta paklaring setelah resign, hingga contoh email yang bisa Anda gunakan berikut ini!
Baca juga: 5 Cara Resign yang Profesional agar Tetap Punya Reputasi Baik di Dunia Kerja
Apa Itu Paklaring dan Apa Fungsinya?
Paklaring adalah surat keterangan resmi dari perusahaan yang mengungkapkan bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan tersebut dalam jabatan dan masa tertentu. Mengutip Hukumonline, surat ini umumnya digunakan untuk melamar pekerjaan baru, mengurus beasiswa, hingga memenuhi kebutuhan pengelolaan perbankan.
Selain itu, paklaring dapat menjadi arsip pendukung untuk pengajuan pencairan Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan, meskipun saat ini bukan lagi arsip wajib.
Dengan memiliki paklaring, Anda bisa memberitahu histori pekerjaan secara tertulis ketika dibutuhkan oleh pihak lain.
Apa Saja Syarat Meminta Paklaring Setelah Resign?
Sebelum mengetahui metode meminta paklaring, ada beberapa hal yang perlu Anda pahami. Mengutip BFI Finance, sejumlah perusahaan menerapkan persyaratan administratif sebelum menerbitkan surat ini.
1. Sudah Menyelesaikan Masa Kerja
Pastikan hubungan kerjamu dengan perusahaan sudah berakhir secara resmi, baik karena resign maupun pemutusan hubungan kerja (PHK).
2. Menyelesaikan Kewajiban Pekerjaan
Selesaikan tanggung jawab sebelum meninggalkan perusahaan, termasuk proses serah terima pekerjaan, pengembalian aset kantor, dan pengelolaan lainnya jika diwajibkan.
3. Menyiapkan Data yang Dibutuhkan
Siapkan keterangan seperti nama lengkap, jabatan terakhir, departemen, serta masa bekerja. HRD mungkin juga meminta arsip pendukung sesuai kebijakan perusahaan.
Catatan: Masa kerja minimal satu tahun dan pengunduran diri dengan prosedur yang baik kerap disebut sebagai persyaratan dalam panduan praktis perusahaan. Namun, keduanya bukan syarat universal yang secara tegas ditetapkan dalam ketentuan paklaring. Menurut Hukumonline, Pasal 1602y KUH Perdata menjadi salah satu alas aturan mengenai tanggung jawab pemberi kerja memberikan surat keterangan kerja.
Bagaimana Cara Minta Paklaring Setelah Resign?
Ada beberapa metode yang bisa Anda lakukan untuk meminta paklaring setelah resmi keluar dari perusahaan.
1. Hubungi HRD maupun Tim People & Culture
Langkah pertama, hubungi HRD melalui saluran komunikasi resmi perusahaan, seperti email instansi maupun aplikasi internal. Sampaikan bahwa Anda mau mengajukan permohonan surat paklaring setelah masa kerja berakhir.
Gunakan bahasa yang sopan dan langsung ke tujuan. Jika perusahaan memiliki prosedur khusus, ikuti instruksi yang diberikan HRD.
2. Ajukan Permintaan Melalui Email
Jika tidak bisa datang langsung ke kantor, Anda dapat mengirimkan email kepada HRD. Cantumkan identitas, jabatan terakhir, masa bekerja, serta tujuan penggunaan paklaring jika diperlukan.
Gunakan subjek email yang jelas agar permintaanmu gampang ditemukan dan diproses.
3. Pastikan Informasi Surat Sudah Benar
Setelah menerima paklaring, periksa balik nama lengkap, jabatan terakhir, dan tanggal mulai serta berakhirnya masa kerja.
Mengutip panduan format paklaring dan Hukumonline, surat ini umumnya memuat identitas pekerja, jabatan, masa kerja, serta keterangan mengenai pekerjaan. Pastikan surat diterbitkan secara resmi oleh perusahaan dan dilengkapi tanda tangan pihak berwenang.
4. Lakukan Follow-up Jika Belum Ada Respons
Jika email belum mendapatkan balasan, Anda bisa mengirimkan follow-up secara sopan. Berikan waktu yang wajar bagi HRD untuk memproses permintaanmu, kemudian tanyakan apakah ada arsip tambahan yang perlu dilengkapi.
Baca juga: Cara Follow Up Interview Kerja di Chat WhatsApp Agar Cepat Dapat Kabar [+Template]
Contoh Email Minta Paklaring Setelah Resign
Sumber foto: Pexels
Berikut contoh email yang bisa Anda sesuaikan dengan kondisi dan kebutuhanmu.
Subjek: Permohonan Surat Paklaring – [Nama Lengkap]
Yth. Tim HRD [Nama Perusahaan],
Halo, Bapak/Ibu HRD.
Perkenalkan, aku [Nama Lengkap], mantan karyawan [Nama Perusahaan] yang sebelumnya bekerja sebagai [Jabatan Terakhir] di departemen [Nama Departemen] pada masa [Bulan dan Tahun Mulai] hingga [Bulan dan Tahun Berakhir].
Melalui email ini, aku bermaksud mengajukan permohonan surat paklaring sebagai bukti pengalaman kerja aku selama bergabung dengan perusahaan. Surat tersebut akan aku gunakan untuk keperluan [melamar pekerjaan/keperluan pengelolaan lainnya].
Apabila terdapat arsip maupun persyaratan tambahan yang perlu aku lengkapi, meminta informasikan kepada saya.
Terima kasih atas waktu dan pertolongan Bapak/Ibu. Saya menantikan keterangan lebih lanjut mengenai proses penerbitan surat tersebut.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Telepon]
Bagaimana Jika Perusahaan Menolak Memberikan Paklaring?
Jika perusahaan belum memberikan paklaring, Anda bisa menghubungi HRD balik untuk menanyakan hambatan dan prosedur yang perlu diselesaikan.
Apabila perusahaan menolak tanpa penyelesaian yang jelas, Anda dapat mencoba menyelesaikannya melalui perundingan maupun musyawarah terlebih dahulu.
Menurut Hukumonline, jika perselisihan tidak mencapai kesepakatan, buruh maupun pemberi kerja dapat mencatatkan perselisihan tersebut ke institusi ketenagakerjaan setempat sesuai prosedur penyelesaian perselisihan hubungan industrial.
Karena itu, simpan bukti komunikasi, termasuk email permohonan dan balasan dari perusahaan, untuk membantu proses klarifikasi jika diperlukan.
FAQ Seputar Cara Minta Paklaring
1. Apakah karyawan yang resign berkuasa mendapatkan paklaring?
Ya. Mengacu pada Pasal 1602y KUH Perdata sebagaimana dijelaskan Hukumonline, pemberi kerja memiliki tanggung jawab mengenai pemberian surat keterangan kerja. Resign tidak serta-merta menghilangkan hak buruh untuk meminta surat tersebut.
2. Apakah bisa meminta paklaring setelah durasi resign?
Kamu dapat menghubungi HRD maupun bagiankecil personalia perusahaan sebelumnya untuk mengajukan permintaan. Siapkan keterangan masa kerja agar perusahaan lebih gampang memverifikasi histori pekerjaanmu.
3. Apakah paklaring mesti menggunakan kop surat dan stempel?
Paklaring sebaiknya diterbitkan menggunakan identitas resmi perusahaan dan ditandatangani pihak yang berwenang. Stempel dapat digunakan sesuai prosedur perusahaan. Pastikan persyaratan arsip mengikuti kebutuhan pihak yang akan menerima surat tersebut.
4. Apakah paklaring wajib untuk mencairkan BPJS Ketenagakerjaan?
Menurut Hukumonline, paklaring bukan lagi arsip wajib untuk pengajuan pencairan JHT, tetapi statis dapat digunakan sebagai salah satu arsip pendukung. Periksa persyaratan terbaru BPJS Ketenagakerjaan sebelum mengajukan klaim.
5. Berapa durasi proses pembuatan paklaring?
Tidak ada durasi universal yang berjalan untuk semua perusahaan. Waktu penerbitan bersandar pada prosedur internal, kelengkapan data, dan proses verifikasi HRD.
Jadi, metode meminta paklaring setelah resign kerja bisa dimulai dengan menghubungi HRD, menyiapkan keterangan pekerjaan, kemudian mengajukan permohonan secara langsung maupun melalui email. Jangan lupa memeriksa balik keterangan yang tercantum dalam surat setelah diterbitkan. Dengan memahami metode meminta paklaring sejak awal, Anda bisa mempersiapkan arsip pengalaman kerja untuk kebutuhan pekerjaan maupun pengelolaan berikutnya.
Cover: Pexels
